MacPay+ accepte quatre méthodes de saisie. Elles sont classées ici de la plus avantageuse à la plus laborieuse.
La facture PDF reçue par e-mail
Glissez le PDF sur la liste de saisie, ou passez par Fichier | Importer des factures…. Rien à scanner : le PDF d'origine est lu sans risque d'erreur et archivé tel que l'émetteur l'a produit.
Le scanner de documents
Pour les factures papier. Un scanner de documents avale une facture de plusieurs pages en quelques secondes et la transmet directement à MacPay+. Le fichier est lu sans risque d'erreur, le paiement est créé et la facture en PDF lui est associée pour l'archivage. Voir Choisir votre scanner.
L'iPhone ou l'iPad
Fichier | Importer depuis l'iPhone ou l'iPad passe par la fonction Continuité d'Apple, sans application supplémentaire. Elle propose deux choix :
- Prendre une photo : MacPay+ lit le code QR, mais ne conserve pas la facture ;
- Scanner des documents : la facture est numérisée et archivée comme avec un scanner.
Pratique pour une facture isolée, trop lent pour un lot. Continuité dépend de macOS et peut se montrer capricieuse.
La saisie manuelle
Choisissez dans le menu Paiements ou dans la barre d'outils le formulaire qui correspond à la facture que vous avez en main : c'est pourquoi chaque formulaire reproduit la présentation d'une facture imprimée. Pour une facture QR, la saisie manuelle n'est pas recommandée, elle introduit facilement des erreurs. Réservez-la aux paiements sans facture, un virement ou un salaire par exemple.
AttentionChoisissez un scanner de documents, jamais un lecteur dédié aux codes QR. Il ne ramène que les données de paiement, c'est-à-dire ce dont la banque a besoin, et vous prive de l'archive de vos factures et donc d'une bonne partie de la valeur ajoutée de MacPay+, particulièrement si vous tenez une comptabilité.